Lab 03 — Mail Merge
Lab 03

Mail Merge

Apply Mail Merge from Topic 10 in a realistic HR scenario — creating personalized meeting announcements and employee ID badges for five employees using a Word data source.

Estimated: 25–35 min
Upload: PDF file
4 tasks
Scenario: You work in the HR department of a company. You need to send a personalized meeting announcement to five employees and produce ID badge labels for each one. All data is stored in a Word table that you will create and use as the mail merge data source.
Files you will create
Employee-Data.docx Meeting-Announcement.docx Employee-Announcements.docx ID-Badges.docx ID-Badges.pdf ← upload this
Task 1 — Create the Employee Data Source
1
Build the employee table in Word
Open a new blank Word document
Insert table: 5 columns × 6 rows (1 header + 5 employees)
Enter data exactly as shown — column headers become merge field names:
Employee data — type this exactly
NameEmployeeIDPhoneEmailDepartment
Ahmad Khaled10015551234ahmad@email.comHuman Resources
Sara Mohammed10025555678sara@email.comFinance
Khaled Abdullah10035559876khaled@email.comInformation Technology
Nour Ali10045554567nour@email.comMarketing
Yousef Mahmoud10055557890yousef@email.comLegal Affairs
Table style: Table Design → Grid Table 4 – Accent 4
Save as Employee-Data.docx → close
Task 2 — Create the Meeting Announcement
2
Write the main document with merge field placeholders
Open a new blank Word document
Type the letter below — highlighted areas are where merge fields go in Task 3:
📄 Meeting-Announcement.docx
Date: «Today's Date»

Important Announcement

To: Mr/Ms «Name»   Employee ID: «EmployeeID»

Dear Colleague,

The management is pleased to invite you to the departmental orientation session for the «Department» department, which will be held in the Conference Room on Sunday at 10:00 AM.

Please confirm your attendance by replying to «Email».

Thank you for your cooperation,
Company Management
Insert today's date: Insert → Date and Time → Update automatically
Save as Meeting-Announcement.docx — keep open
Task 3 — Perform the Mail Merge
3
Connect the data and generate personalized letters
Mailings → Start Mail Merge → Letters
Mailings → Select Recipients → Use an Existing List → open Employee-Data.docx
Insert merge fields at each placeholder (Mailings → Insert Merge Field):
«Name» · «EmployeeID» · «Department» · «Email»
Mailings → Preview Results → step through all 5 to verify
Finish & Merge → Edit Individual Documents → All
Save as Employee-Announcements.docx → close
Verify before finishing: Use Preview Results to check every recipient before completing the merge.
Task 4 — Create Employee ID Badges (Labels)
4
Generate ID badge labels for all employees
New blank document → Mailings → Start Mail Merge → Labels
Vendor: FormTec · Product: 1010 → OK
Select Recipients → Employee-Data.docx
Design first label:
Company Name
«Name»
ID: «EmployeeID»
«Department»
① Logo/company name top-left
② «Name» Bold 14pt
③ «EmployeeID»
④ «Department»
Mailings → Update Labels
Preview → verify → Finish & Merge → Edit Individual → All
Save as ID-Badges.docx
File → Export → Create PDF/XPS → save as ID-Badges.pdf → upload below

Done? Upload your PDF

Upload ID-Badges.pdf

Upload PDF
تدريب 03

دمج المراسلات

طبّق دمج المراسلات من الموضوع 10 في سيناريو واقعي للموارد البشرية — إنشاء إعلانات اجتماع شخصية وبطاقات هوية لخمسة موظفين باستخدام جدول Word كمصدر بيانات.

الوقت المتوقع: 25–35 دقيقة
ارفع: ملف PDF
4 مهام
السيناريو: أنت تعمل في قسم الموارد البشرية بشركة. تحتاج إلى إرسال إعلان اجتماع شخصي لخمسة موظفين وإنتاج بطاقات هوية لكل منهم. جميع البيانات مخزنة في جدول Word ستقوم بإنشائه واستخدامه كمصدر بيانات لعملية الدمج.
الملفات التي ستنشئها
Employee-Data.docx Meeting-Announcement.docx Employee-Announcements.docx ID-Badges.docx ID-Badges.pdf ← ارفع هذا
المهمة 1 — إنشاء جدول بيانات الموظفين
1
إنشاء جدول الموظفين في Word
افتح مستند Word جديد فارغ
أدرج جدولاً: 5 أعمدة × 6 صفوف
أدخل البيانات كما هي بالضبط — عناوين الأعمدة ستصبح أسماء حقول الدمج:
بيانات الموظفين — أدخلها بالإنجليزية كما هي تماماً
NameEmployeeIDPhoneEmailDepartment
Ahmad Khaled10015551234ahmad@email.comHuman Resources
Sara Mohammed10025555678sara@email.comFinance
Khaled Abdullah10035559876khaled@email.comInformation Technology
Nour Ali10045554567nour@email.comMarketing
Yousef Mahmoud10055557890yousef@email.comLegal Affairs
مهم: أبقِ بيانات الجدول بالإنجليزية — أسماء الأعمدة ستُستخدم كحقول دمج ويجب أن تكون إنجليزية.
نمط الجدول: تصميم الجدول ← Grid Table 4 – Accent 4
احفظ باسم Employee-Data.docx ← أغلق المستند
المهمة 2 — إنشاء إعلان الاجتماع
2
كتابة المستند الرئيسي مع أماكن حقول الدمج
افتح مستند Word جديد فارغ
اكتب الإعلان التالي — الأماكن الملوّنة ستُملأ بحقول الدمج في المهمة 3:
📄 Meeting-Announcement.docx — محتوى الإعلان
التاريخ: «تاريخ اليوم»

إعلان هام

إلى: السيد/السيدة «Name»   الرقم الوظيفي: «EmployeeID»

تحية طيبة،

يسر إدارة الشركة دعوتكم لحضور الجلسة التعريفية الخاصة بقسم «Department»، والتي ستُعقد في قاعة الاجتماعات يوم الأحد الساعة 10:00 صباحاً.

يُرجى تأكيد حضوركم عبر البريد الإلكتروني «Email».

شاكرين تعاونكم،
إدارة الشركة
أضف تاريخ اليوم: إدراج ← التاريخ والوقت ← حدّد تحديث تلقائي
احفظ باسم Meeting-Announcement.docx ← أبقِه مفتوحاً
المهمة 3 — تنفيذ عملية الدمج
3
ربط البيانات وإنشاء الرسائل الشخصية
مراسلات ← بدء دمج المراسلات ← رسائل
مراسلات ← تحديد المستلمين ← استخدام قائمة موجودة ← افتح Employee-Data.docx
أدرج حقول الدمج (مراسلات ← إدراج حقل دمج):
«Name» · «EmployeeID» · «Department» · «Email»
مراسلات ← معاينة النتائج ← تصفّح الخمسة للتحقق
إنهاء ودمج ← تحرير المستندات الفردية ← الكل
احفظ باسم Employee-Announcements.docx ← أغلقه
تحقق قبل إنهاء الدمج: استخدم معاينة النتائج للتأكد من صحة بيانات كل موظف قبل إكمال العملية.
المهمة 4 — إنشاء بطاقات الهوية (تسميات)
4
إنشاء بطاقات الهوية لجميع الموظفين
مستند جديد ← مراسلات ← بدء دمج المراسلات ← تسميات
المورد: FormTec · المنتج: 1010 ← موافق
تحديد المستلمين ← Employee-Data.docx
صمّم الخلية الأولى:
اسم الشركة
«Name»
الرقم: «EmployeeID»
«Department»
① شعار أو اسم الشركة في الأعلى
② «Name» غامق 14pt
③ «EmployeeID»
④ «Department»
مراسلات ← تحديث التسميات
معاينة ← تحقق ← إنهاء ودمج ← تحرير المستندات الفردية ← الكل
احفظ باسم ID-Badges.docx
ملف ← تصدير ← إنشاء PDF/XPS ← احفظ باسم ID-Badges.pdf ← ارفع أدناه

انتهيت؟ ارفع ملف PDF

ارفع ID-Badges.pdf

رفع PDF